Табличний процесор.

(Конспект актуальний для пакетів MS Office 1997-2003)

Табличний процесор - комплекс програм, призначених для створення й обробки електронних таблиць.

Табличний процесор Excel дає змогу розв’язувати багато видів складних фінансово-економічних задач і здатний  задовольнити потреби фахівців з економіки, банківської справи, менеджменту, маркетингу та інших галузей знань.

Електронна таблиця - найбільш розповсюджена і потужна технологія для професійної роботи з даними.

Таблиця - форма організації даних по стовпчиках і рядках.

Типи даних: текст, дата, числа, формули, функції та ін.

Введення та редагування даних різного типу.

У процесі роботи з табличним процесором створюються файли, у яких зберігаються дані, подані в таблицях. Такі файли мають розширення xls і називаються робочою книгою.

Робоча книга - документ у програмі Excel (Книга 1, Книга 2 і т. д.), сукупність Рабочих листів, збережених на диску в одному файлі.

Комірка - область електронної таблиці, що знаходиться на перетині стовпця і рядка, це найменша структурна одиниця на робочому аркуші.

Блок (діапазон) комірок - група, послідовних комірок. Блок комірок може складатися з однієї комірки, рядка, стовпця, а також послідовності рядків.

Блок використовуваних комірок може бути зазначений або виділений двома шляхами:
• безпосереднім набором з клавіатури початкового та кінцевого адрес комірок, які формують діапазон;
• виділенням блоку за допомогою миші або клавіш управління курсором
Кожна конкретна комірка таблиці має адресу, яка використовується для вказівки на комірку - при посиланні на неї, наприклад A1.

Адреса комірки (посилання) складається з позначень стовпця і номера рядка, на перетині яких знаходиться ця комірка. Адреса та вміст поточної комірки відображаються у рядку формул електронної таблиці.

Об'єкти електронної таблиці:

- рядки,

- комірка,

- стовпці.

Для занесення інформації в комірку до неї треба підвести курсор і клацнути лівою кнопкою миші. Вибрана комірка відмічається рамкою після чого до неї можна вводити текст або число.

На панелі інструментів вікна Excel є спеціальні кнопки, призначені для форматування числових даних: C - грошовий, процентний формати, роздільник тисяч, збільшення та зменшення розрядність числа.

Кнопка    а    використовується для об'єднання і центрування тексту в групі комірок.

Комірки робочого аркуша електронної таблиці можуть містити:
• вихідні або первинні дані - константи;
• похідні дані, які розраховуються за допомогою формул або функцій.

Табличний процесор Excel може мати декілька режимів роботи:
• режим готовності - у рядку стану з'являється індикатор Готово;
• режим введення даних - у рядку стану з'являється індикатор Введення;
• режим редагування - відзначається появою індикатора Правка;
• командний режим (режим команд) - у рядку стану з'являються підказки;
• запис макросу - провадиться запис макросу. (записати)

Макроси містять програми послідовності команд чи дій користувача. Для запису макросів використовуються спеціальні мови мікропрограмування, наприклад, Visual Basic. В Excel існує панель інструментів Макрос і спеціальні команди для запису, програвання і налагодження макросів.
Режим очікування - режим, в якому відбувається вибір комірки або блоку комірок для корегування або виконання будь-якої операції. 

В командному режимі (режимі команд) користувачеві надається можливість мишею або комбінацією клавіш вибрати потрібну команду (пункт меню або піктограму). Після виконання команди відбувається повернення до режиму очікування.
Зафіксувати дані можна одним із способів:
• натиснути клавішу Enter;
• клацнути мишею по іншій комірці;
• перейти до іншої комірці за допомогою клавіш управління курсором;
• клацнути мишею по кнопці Кінець введення в Строке формул;
• клацнути мишею по клітинці в нижньому правому куті комірки. (записати)
Подвійне клацання по комірці дозволяє зробити редагування безпосередньо в активній комірці.(записати)

Режим редагування дозволяє вносити зміни у вміст комірки без повного повторення його набору. У режимі редагування вміст активної комірки з'являється в рядку введення та редагування. Цей режим особливо зручний, коли вносяться зміни невеликі в порівнянні з вмістом комірки.
Для редагування потрібно:
• активізувати комірку;
• натиснути клавішу F2 або клацнути мишею в Строке формул (активізувати рядкове поле);
• внести в дані необхідні зміни;
• зафіксувати введення. (записати)

Робота з таблицею.

Текст в комірки можна вводити у вигляді кількох рядків. Розділити рядки в одній комірці можна за допомогою комбінації клавіш Alt + Enter або команди меню ФОРМАТ - Ячейки (на вкладці Вирівнювання встановити перемикач Переносити за словами).
Для видалення виділеного фрагмента електронної таблиці можна використовувати команди меню Правка - Видалити або команду контекстного меню Видалити. Використання клавіші Del призводить до видалення з комірок тільки значень. При цьому формати комірок залишаються незмінними, так як Excel зберігає в пам'яті формати раніше введених даних. Для видалення раніше введених форматів слід використовувати команду Правка - Очистити - Формати або Все.
При роботі з електронними таблицями особливе значення має формат комірки таблиці, так як з кожною коміркою зв'язується не тільки інформація, яка в неї заноситься, але і певний формат.

Для форматування будь-яких даних в Excel використовується діалогове вікно Формат комірок, яке можна викликати за допомогою команди меню вікна Формат - Ячейки або відповідної команди контекстного меню.

Форматування.

Типовими установками, прийнятими за замовчуванням на рівні всіх комірок таблиці, є:
• шрифт Arial розміром 12 пунктів;
• ширина ячейки - близько 8 розрядів, висота - близько 12 пунктів;
• ліве вирівнювання для символьних даних;
• основний формат для цифрових даних з вирівнюванням вправо.

Форматування в табличному процесорі дуже схоже на форматування в текстовому процесорі, але є поняття формат об’єкта.

Формат об’єкта може бути числовим, відсотковим, текстовим, логічним, грошовим та ін..

Щоб змінити формат комірки потрібно правою кнопкою миші натиснути на комірці або діапазоні виділених комірок та обрати в контекстному меню пункт Формат ячеек. Далі у вас відкриється вікно з вкладками Формат, Вирівнювання, шрифт, границя, вид, защита. В кожній з цих вкладок можна виконувати потрібні вам дії.

Вкладка Формат – обриємо формат з запропонованих або вручну дописуємо до формату потрібні нам значення (наприклад, можна зробити щоб після додавання числа автоматично в комірці прописувалася валюта гривні чи євро та ін)

Вкладка Вирівнювання – дозволить нам вирівняти текст, змінити його напрямок, перенести по словам фразу, з’єднати комірки та ін..

Вкладка Шрифт – дозволить обрати потрібний шрифт та встановити всі його характеристики

Вкладка Границя – дозволить обрати тип та ширину ліній та окреслити таблицю (за замовчуванням таблиця світитися при друку не буде)

Вкладка Вид – дозволить змінити колір комірок

Вкладка Защита – дозволить захистити формули від змін та поставити пароль

Формули

Формулою в електронній таблиці називають арифметичні та логічні вирази. Формули завжди починаються зі знака рівності (=) і вводяться з латинської регістру. 

 

Формули можуть містити

•  константи - числа або текст (в подвійних лапках),
• посилання на комірки,
• арифметичні знаки,
• знаки логічніих та інших операцій,
• вбудовані функції,
• дужки,
• акладки та ін.

Посилання бувають:

   Відносними (А4)– Посилання, які при копіюванні коригуються відносно напрямку копіювання (Наприклад, комірка С4 містить формулу А4+В4, при копіюванні А4 зміниться на А5 або А3 в залежності від напрямку копіювання вниз чи вгору, при цьому формула буде справедливою для наступної комірки, С3 = А3+В3, або С5 = А5+В5)

   Абсолютними($А$4) – Посилання залишається постійним при копіюванні, адреса клітинки не змінюється (Наприклад, комірка С4 містить формулу А4*$В$4, при копіюванні А4 зміниться на А5 або А3 в залежності від напрямку копіювання вниз чи вгору, при цьому В4 залишиться постійною і формула буде справедливою для наступної комірки, С3 = А3*$В$4, або С5 = А5*$В$)

      Комбінованими ($А4, А$4) – Посилання в якому або назва стовпця є абсолютною, а номер рядка ні, або навпаки. (Наприклад, комірка С4 містить формулу А4*$В4, при копіюванні А4 зміниться на А5 або А3 в залежності від напрямку копіювання вниз чи вгору, при цьому В4 не залишиться постійною і формула буде справедливою для наступної комірки, С3 = А3*$В3, або С5 = А5*$В5)

             Фунуції

             Функція являє собою програму з унікальним ім'ям, для якої користувач повинен задати       конкретні значення аргументів.
Функції можуть вводитися в таблицю у склад формул або окремо.
Всі функції мають однаковий формат запису і включають ім'я функції і знаходиться в круглих дужках перелік аргументів. Функції, в яких у якості аргументу використовується інша функція, називаються вкладеними.
Аргументами функції можуть бути:

•      числа;
•      посилання на комірки і діапазони комірок;
•      імена;
•     текст;
•     інші функції;
•     логічні значення та ін

          Імена функцій можна набирати на будь-якому регістрі - верхньому або нижньому. Після правильного введення функцій літери автоматично перетворюються в прописні. Для полегшення роботи з вбудованими функціями використовується Майстер функцій.
Excel містить більше 400 вбудованих функцій.

Категорії функцій:

·         Математичні та тригонометричні;

·         Статистичні;

·         Фінансові;

·         Логічні;

·         Інженерні;

·         Інформаційні;

·         Функції дати і часу;

·         Функції керування базами даних і списками та ін