Текстовий процесор

(конспект)

Види текстових документів.

Програмні засоби, призначені для створення, редагування та форматування текстових документів, називаються текстовими процесорами. Документи можна поділити на прості та комплексні. Прості являють собою форматований текст. Складні документи можуть містити об’єкти іншої природи – малюнки, таблиці, формули, тощо.

 Сучасні текстові процесори опрацьовують документи трьох типів: друковані документи , електронні та Web-документи.

 Друковані створюються та друкуються на одному робочому місці. Подальше просування таких документів здійснюється на паперовому носієві.

 Електронні документи передаються у вигляді файлів. Як правило, вони призначені для подальшого редагування.

 Web-документи призначені для розміщення в мережі Internet. Їх особливістю. є те, що вони можуть змінювати свій вигляд в залежності від ресурсів комп’ютера, на якому вони будуть відображатись.

 Документ може буди записаний у різних форматах. Основними є:

 doc – стандартний формат офісного текстового документа, призначається за умовчанням;

 rtf – формат, що використовується для сумісності між різними версіями текстових процесорів;

 txt – текстовий формат, містить текст у ASCII-кодах, використовується для сумісності з ОС MSDOS;

 dot – формат шаблону документа; шаблон - це також документ, на який встановлений захист і який використовується як зразок для створення інших документів;

 htm – формат web-документа.

 При записі тексту за умовчанням використовується стандартний doc –формат. Але в деяких випадках цей формат потрібно змінити. Наприклад, при створенні електронної форми, яка є шаблоном документу, або для подальшої обробки документу в текстовому редакторі операційної системи MS DOS. В останньому випадку користувач повинен пам’ятати, що форматування документу, а також використання спеціальних символів, малюнків, формул та інших об’єктів буде втрачене.

Створення документа

Створення документа – один з найважливіших етапів його опрацювання. Правильний підхід до виконання цього етапу полегшує створення документа та його подальше опрацювання.

Розглянемо основні кроки створення документа.

Створення нового вікна.

Створення нового вікна потрібне тоді, коли користувач закінчив роботу з попереднім документом і розпочинає роботу з новим. Для цього використовується пункт меню Файл – Создать, або відповідна кнопка панелі інструментів. Якщо створення нового документа відбувається безпосередньо після завантаження Word, то нове вікно відкривати не обов’язково – воно вже є на екрані. При цьому використовується стандартний шаблон (основа) документа. Створення нового вікна через меню здійснюється і в деяких специфічних випадках, наприклад, коли використовується інший шаблон документа.

Далі необхідно провести налагодження його параметрів. Для цього необхідно задати розміри полів документа; параметри абзаців; вид вирівнювання документа; розмір та тип шрифту, мову документа та інше.

Для спрощення налагодження параметрів документа рекомендується використовувати шаблони. Шаблон – це зразок документа, який містить певний набір стилів, панелей інструментів, налагодження параметрів документа, елементи авто тексту та макроси і використовується для створення деякої групи одно типових документів.

Налагодження параметрів сторінки.

Ці дії виконуються тоді, коли параметри, встановлені за умовчанням, не влаштовують користувача.

Для встановлення параметрів сторінки необхідно обрати пункт меню Файл–Параметры страницы. У вікні, що з’явиться, задати потрібні параметри.

Як правило, основними параметрами сторінки є поля. Вони встановлюються на закладці Поля. При зміні розмірів полів слід пам’ятати, що кожен друкуючий пристрій має свою зону друку. Тому встановлення надто малих значень може призвести до конфлікту, про що на екрані з’явиться повідомлення. Зміна розмірів паперу, а також його орієнтація (книжкова чи альбомна) провадиться на закладці Размер бумаги . Зміст інших параметрів сторінки та їх використання буде розглянутий пізніше.

Налагодження параметрів абзацу.

Основними параметрами абзацу є відступи, вирівнювання та інтервал між рядками. Для цього необхідно обрати пункт меню Формат – Абзац, закладка Отступы и интервалы. Більш складне налагодження задає закладка Положение на странице. За допомогою неї встановлюється розташування абзацу та окремих його елементів на сторінці. Налагодження абзацу доцільно проводити тоді, якщо використовуються спільні параметри для всіх або більшості абзаців документа. У противному випадку цю роботу рекомендується виконувати в процесі редагування документа. Слід пам’ятати, що при переході до наступного абзацу при вводі документа (натисненні клавіші Enter) параметри абзацу переносяться автоматично.

Для роботи з текстовою інформацією дуже ефективними є спеціальні програми підготовки текстів: так звані текстові процесори або текстові редактори. На відміну від друкарської машини, текстові процесори дають змогу за значно коротший час і більш якісно підготувати будь-який документ.

На сьогодні є сотні різноманітних текстових редакторів, і їхня кількість продовжує зростати. Функціональні можливості різних програм підготовки текстів істотно різняться, водночас більшість із них має багато спільних властивостей.

До загальних функцій, які можуть бути реалізовані текстовими процесорами, можна зарахувати такі:

1) введення тексту в комп'ютер;

2) редагування тексту (заміна, вставка, видалення тощо);

3) пошук необхідної інформації у тексті;

4) форматування тексту (встановлення лівої межі тексту, вирівнювання правого краю, встановлення позиції відступу першого рядка абзацу тощо);

б) перенесення і копіювання фрагментів тексту;

6) виділення частин тексту певним шрифтом;

7) розбиття тексту на сторінки з певною кількістю рядків та інтервалів між рядками;

8) робота з декількома документами одночасно;

9) друкування тексту з заданою щільністю, якістю тощо; 10) збереження тексту на дисках.

Текстовий редактор Word є одним із найпоширеніших текстових редакторів, що значною мірою зумовлено його численними перевагами, до яких належать, насамперед, широкі функціональні можливості. Важко знайти таке завдання в роботі з текстами, яке не можна було б розв'язати засобами Word. Цей редактор належить до групи програм Microsoft Office. Крім нього, до неї входять електронна таблиця Excel і система управління базою даних Access, тобто основні програми, які можуть використовуватися для формування документообігу в установах. Широкому використанню Word сприяють також вбудовані в нього засоби перетворення файлів, створених іншими текстовими редакторами, в файли формату Word і навпаки.

Існує декілька версій Word для Windows, кожна наступна версія сумісна, як правило, з попередніми і має додаткові можливості. Подальший матеріал буде ґрунтуватися на роботі з русифікованою версією 7.0.

Для встановлення Word у Windows слід виконати команду Пуск/Настройка/ Панель управлення. Потім на Панели управления слід вибрати елемент Установка и удаление программ, установити компакт-диск у накопичувач і натиснути кнопку Установить. У процесі встановлення на екрані з'являютимуться інструкції, які слід виконувати. Варіанти встановлення відрізняються додатковими можливостями, а отже, і програмами, які ці можливості реалізують.

Вікна редактора Microsoft Word

Для запуску Word слід виконати команду Пуск/Программы/ Microsoft Word, після чого на екрані з'явиться вікно редактора.

Вікно редактора Word має декілька стандартних елементів. Одні з них постійно наявні на екрані, інші можна викликати за бажанням користувача. Розглянемо призначення цих елементів.

Рядок заголовка. Верхній рядок екрана є рядком заголовка, стандартного для Windows. У ньому наведено ім'я програми {Microsoft Word) та чотири кнопки: одна з лівого краю і три - з правого. Ліва кнопка - це кнопка виклику керівного меню. Керівне меню є типовим для будь-якого вікна Windows. Перша з правих кнопок - Свернуть - згортає вікно до піктограми на Панели задач, друга - Восстановить - відновлює нормальний розмір вікна, третя - Закрить - закриває вікно.

Рядок меню. Під рядком заголовка у вікні розміщується рядок меню, який містить такі пункти:

Файл - передбачає роботу з файлами документів;

Правка - редагування документів;

Вид - перегляд документів;

Вставка - дає змогу зробити нумерацію сторінок, вставити в документ малюнки, діаграми, поточні дати й час, формули, посилання, виноски та інші об'єкти;

Формат - передбачає форматування документів (встановлення шрифтів, параметрів, відступів абзацу, створення буквиці);

Сервис - сервісні функції (перевірка орфографії, встановлення параметрів налаштування Wordy,

Таблица - для роботи з таблицями;

Окно - для роботи з вікнами документів;

Оправка - довідкова інформація про Word.

Кожний пункт меню має відповідне підменю. Для відкриття меню слід натиснути клавішу Alt або F10. Після цього один з пунктів меню буде виділено інверсивним способом. Для вибору потрібного пункту меню потрібно використовувати клавіші горизонтального переміщення курсору. Щоб відкрити виділений пункт слід натиснути клавішу Enter. Водночас усі ці операції зручніше зробити за допомогою миші, встановивши курсор на потрібному пункті меню і натиснувши ліву кнопку.

У підменю потрібний пункт може бути вибрано також двома способами: або за допомогою миші (для цього треба встановити курсор миші на потрібний пункт і натиснути ліву кнопку), або за допомогою клавіатури (клавішами вертикального переміщення курсору вибрати потрібний пункт і натиснути клавішу Enter).

У назві пунктів меню е підкреслена літера. Це дозволяє відразу обрати потрібний пункт меню, натиснувши комбінацію клавіш Alt + підкреслена літера меню. Біля деяких пунктів підменю, праворуч від назви, наведено позначення комбінацій клавіш, за допомогою яких можна вибрати відповідний пункт підменю.

Назви деяких пунктів підменю сірі. Це означає, що вони на цей момент недоступні (наприклад, не можна відредагувати таблицю, якщо її не було створено).

Текстовий редактор Word має ще один спосіб виклику команд. Якщо клацнути правою кнопкою миші на виділеному тексті або слові, то це виведе на екран контекстне меню, яке міститиме команди, що можна застосувати до виділеного об'єкта. Користувач має змогу відмінити дію останньої введеної команди, виконавши функцію Правка/Отменить ввод.

Панелі інструментів. Під рядком меню звичайно розміщуються панелі інструментів, тобто рядок кнопок, у разі натискання яких виконується певна дія. Щоб натиснути кнопку, слід клацнути ва ній лівою кнопкою миші. Під час фіксації курсору на кнопці під нею з'являється ЇЇ назва. Кнопки дублюють відповідні команди меню, однак кнопками цієї панелі користуватися значно швидше й зручніше.

У Word для користувача створено декілька панелей інструментів. Для вибору потрібної слід скористатися командою Вид/ Панели инструментов. При цьому на екрані з'явиться діалогове вікно, і у списку можна буде вибрати необхідні панелі. За замовчуванням Word виводить на екран панелі інструментів Стандартная і Форматирование. Деякі панелі з'являються на екрані автоматично під час виконання певних дій (так, наприклад, панель Рисование виводиться для побудови малюнків). На екрані панелі можна перемістити типовим для середовища Word способом - за допомогою миші. 

Діалогове вікно. Для виконання деяких команд потрібно вводити допоміжну інформацію. Так, для виконання команди Файл/Открить необхідно визначити дисковод чи каталог та ім'я файла. Для введення такої інформації використовуються діалогові вікна, що містять низку елементів: кнопки, списки, прапорці, перемикачі, рядки введення, які розміщуються за тематичними групами і називаються полями. 

Тематичні групи мають заголовки, що закінчуються двокрапкою. Перехід від групи до групи здійснюється або за допомогою миші, або натисканням клавіші Tab. Ім'я групи можна виділити, натиснувши комбінацію клавіш (Alt + підкреслена літера в імені поля). Переміщення всередині групи здійснюють за допомогою клавіш переміщення курсора. У разі введення допоміжної інформації у діалоговому вікні встановлюють прапорці та перемикачі, вибирають елементи із списків, вводять і редагують текст у полях введення. 

Прапорці - невеликі квадратики, в яких після ввімкнення з'являється галочка. Вони вмикаються незалежно один від одного. 

Перемикачі (зображуються у вигляді кружечків) використовують тоді, коли необхідно вибрати одну з декількох опцій (параметрів). Вибраний перемикач відрізняється від інших темною крапкою всередині кружечка.

Списки використовують для вибору одного з кількох варіантів (наприклад, шрифту). Поки маркер знаходиться всередині цього списку, то перелік можна перегортати шляхом переміщення курсора. Елемент списку виділяється натисканням лівої кнопки миші або клавіші Enter. 

Особливою формою списку є однорядкові списки, в яких показано тільки перший елемент. Такі списки мають праворуч стрілку, спрямовану вниз. Для перегляду такого списку слід встановити курсор миші на стрілку й натиснути ліву клавішу миші або комбінацію клавіш Alt + стрілка керування курсором вправо. Після відкриття списку та вибору елемента список знову закривається. Деякі однорядкові списки, у яких елементи є числами, мають праворуч дві стрілки, спрямовані вгору та вниз. При натисканні на стрілці, спрямованій вниз, значення елемента зменшується, а на стрілці, спрямованій вгору, - збільшується. 

У правій частині або внизу вікна розміщено кнопки керування діалоговим вікном. 

Кнопка OK (клавіша Enter) закриває діалогове вікно і її натиснення підтверджує усі введені зміни, після цього Word виконує команду. 

Кнопка Отмена (клавіша Esc) скасовує всі введені зміни; діалогове вікно закривається, але відповідна команда не виконується. 

Крім кнопок ОК і Отмена, в діалоговому вікні залежно від його конкретного призначення можуть бути й інші кнопки керування. 

Багато діалогових вікон не можливо вивести одночасно. У цьому разі застосовують сторінки-вкладки. На кожній вкладці у верхній частині розміщено ім'я. Для відкриття вкладки слід установити курсор на імені й натиснути ліву кнопку миші. Діалогові вікна також мають поля, назви яких закінчуються три-крапкою. При виборі такого поля відкривається ще одне вікно, в якому також можна встановити певні параметри.